Протокол заседания совместного совещания по вопросам

Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию. Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков оказывается я оформляла протоколы бог знает как.

Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом слушали цифра 1 не ставится). О ходе работы над темой правила издания исторических документов в беларуси.

Ягодкина 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке доклад заместителя главного бухгалтера вольской м. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой печатается после перечисления присутствующих и приглашенных во вводной части текст состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Итак, посмотрите на возможные варианты оформления датой протокола является день проведения заседания. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций? Нет, будут выпущены только обыкновенные акции. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Общие правила оформления протокола

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование организации

· наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания

· дата заседания

· регистрационный номер протокола

· место проведения совещания

· подписи.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

Протокол совещания, стенограмма обсуждения. Пример, шаблон, образец. Структура. Составление. Составить, написать. Инструкция

Структура, шаблон протокола совещания

Стенограмма выступления первого докладчика

Стенограмма выступления второго докладчика

Принятые решения

Материалы к совещанию

Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

Пример, образец протокола

Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.

Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

Список участников

Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

Доклад начальника службы безопасности

В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

Вопросов по выступлению задано не было.

Доклад начальника службы информационных технологий

Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты - для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.

Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.

Ответ . Возражений нет.

Принятые решения

Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.

Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.

Голосование: За: 4, Против: 0, Воздержались: 0. Решение принято единогласно.

11.3 ПРОТОКОЛ

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирую­щий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, сове­щаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.* Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, опре­деляющие его как документ с записью всего происходящего на засе­дании, собрании.

* Единая государственная система делопроизводства, с. 74.

Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество запи­си выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являет­ся ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляет­ся по форме общего бланка .

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указа­ние вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседа­ния, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверж­дению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире-окончания.

Например, 11-13.03.98.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллеги­ального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учеб­ного года).

В реквизите место заседания указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отвечает на вопрос чего и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуются с названием коллегиального органа. Начинает­ся заголовок с прописной буквы.

Например. Совещания студсовета, Заседания комиссии, Собра­ния трудового коллектива.

После оформления заголовочной части (это можно сделать до нача­ла заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается на две части:

первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председатель­ствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня

вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

Словом председатель начинают протокол оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы пос­ле тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформ­ляется слово секретарь.

Председатель - Харченко В. И.

Секретарь - Веселкова С.Л.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опус­кается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действу­ющего коллегиального органа присутствующие постоянные члены ука­зываются в алфавитном порядке без должностей. После них записы­ваются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих бо­лее 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за­пись в самом протоколе.

Например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требу­ет определенного кворума, в разделе Присутствовали указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.

Например . в протоколах профсоюзных собраний указывается: На уче­те в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляют­ся вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каж­дый вопрос нумеруется. Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога О (Об), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога О или Об. Например:

1 О перспективах развития завода. Доклад директора. (Ф..И..О.)

2 Об итогах социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы. (Ф.,И.,О,) или

1 Перспективы развития завода. Доклад директора. (Ф..И..О.)

2 Итоги социологического опроса рабочих.

Доклад руководителя социологической службы. (Ф.,И.,О,)

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний колле­гий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоко­лу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылоч­ная запись: Повестка заседания прилагается.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня.

По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, пос­ле них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими по­рядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указыва­ются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности не указывается, так как она уже указана в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность лучше указать.

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматривае­мым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: Текст доклада (выступления, сообще­ния) прилагается. После каждого выступления, если имеются, записы­ваются вопросы и ответы в порядке поступления. Например :

Соколов А.В - какие приняты меры по ликвидации аварии?

Колесов И. К.- к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получи­ли слова, они передают председательствующему на заседании пись­менные выступления, предложения, замечания, которые прикладыва­ются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - за­пись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1 СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Петров А.П. - краткая запись выступления

Иконников И.И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, по­священное внедрению компьютерной техники в работу в течение пер­вого семестра.

1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютери­зации управленческих процессов к 1 октября 1998 г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель подпись В.П.Каштанов

Секретарь подпись К.Р.Редькин

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц обязательно, в протоколе указываются результаты голосования по каждому пункту от­дельно.

Если имеется особое мнение по принятому решению, оно может быть изложено на отдельном листе, подписано и присоединено к протоколу. В протоколе после записи соответствующего решения приводится осо­бое мнение.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие .

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по та­кому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или ког­да тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отра­зить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.

В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по сте­нограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к прото­колу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после пер­вой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается. Полностью подготовленный протокол под­писывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений в учрежде­ниях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь при­казами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

Например:

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, про­екты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Планерка, оперативка, оперативное совещание. Организация, проведение

Страницы:

Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?

В начале рекомендую Вам ознакомиться с общими правилами проведения совещаний. А дальше мы уточним эти советы с учетом регулярности и небольшой длительности планерки.

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

В моей практике хорошо зарекомендовали себя еженедельные оперативки. Однако, когда сроки сжатые, а ответственность за их срыв высока, может понадобиться ежедневная планерка.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы . Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент . На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол . Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Пример протокола планерки

Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.

Источники: powerlifting-nn.ru, www.profiz.ru, hw4.ru, www.bibliotekar.ru, box4biz.ru