Запрос в архив

/ Главная / Запрос в архив

В ГКУ КО Государственный архив документов по личному составу Кемеровской области в г. Кемерово ведется личный прием граждан и письменных обращений по вопросам:

Подтверждение трудового стажа

Подтверждение стажа работы   в особых условиях труда  (льготного стажа)

Предоставление сведений о размере заработной платы:

- для Фонда социального страхования

Подтверждение факта награждения или присвоения почетного звания

Подтверждение факта несчастного случая на производстве

Предоставление сведений о переименовании предприятия

Предоставление архивных копий документов.

Оформление запроса

Лично обратиться можно по адресу:     г. Кемерово, ул. Володарского, 14.

При личном обращении необходимо при себе иметь:

 - копию трудовой книжки (с титульным листом).

При обращении по почте к анкете-заявлению необходимо приложить копию трудовой книжки  (с титульным листом).

В случае утраты трудовой книжки при заполнении анкеты-заявления  необходимо максимально точно   указать   год приема и  год увольнения.

Запросы от юридических лиц должны быть оформлены на бланках организации.

Запросы  с копией трудовой книжки могут быть направлены  по электронной почте архива gos.lih.arhiv@mail.ru.

Информацию о готовности справки можно получить по телефонe  75-31-48

При наличии в анкете-заявлении контактного телефона заявителю будет сообщено о готовности справки.

Выдача справок

Выдача готовых справок осуществляется при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В случае получения справки посторонним лицом необходимо наличие паспорта и юридически заверенной доверенности.

Если запрос относился к категории платных услуг, заявителю необходимо предъявить оплаченную квитанцию.

Иногородним заявителям справки отправляются по почте простым письмом.

Режим приема граждан

понедельник, вторник  9.00 - 16.30, обед  с 12.00 до 13.00

среда, пятница              9.00 - 12.00

четверг - не приемный день

Добраться до ул. Володарского, 14 можно  пешком с площади железнодорожного вокзала или автовокзала (вход в архив со стороны ул. Рукавишникова) или на городском транспорте до остановки Вокзал (карта размещена в разделе сайта Контактная информация)

Организуем исполнение запросов в архиве

Е.Л. Полоса, документовед

Одна из основных задач каждого архива – организация использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов.

Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в учебных заведениях).

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Получение запроса

Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте.

Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение.

Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О. адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.

Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.

Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др.

Поиск архивных документов для исполнения запроса

В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда архивные описи дел дублируются в электронном виде.

На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор нужных ему дел.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или приступить к подготовке ответа самостоятельно.

Для подготовки информации по запросам о стаже работы и заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.

Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период.

Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения).

Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат.

Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует пользоваться только официальными документами организации, в установленном порядке подписанными руководством.

Подготовка информации для запроса

В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный ответ.

При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с момента регистрации .

Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного ведомства).

Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ. Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса, при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы.

Архивная справка о стаже работы

Как составлять запрос в архив?

Если Вам понадобится получить из архива какую-либо информацию (копию метрической записи, справку о зарплате, выписку из приказа - в общем, любую), то Вы сталкиваетесь с проблемой, вернее, даже с двумя:

1. Куда направить запрос?

2. По какой форме этот запрос составляется?

На первый вопрос ответить легко, потому что практически во всех странах архивы фондируются по региональному признаку. Если перевести эту мудреную фразу на нормальный человеческий язык - архивы принимают и хранят документы тех организаций, которые расположены на данной территории (область, город, район и т.д.)

То есть, если Вы сейчас проживаете в Украине, а справка Вам нужна о Вашей работе в Казахстане, то запрос нужно направлять в Казахстан, в архив той области, где Вы работали. Если Вы живете в России, и Вам нужно получить метрическую запись о рождении деда, который родился в Харькове, то запрос нужно направить в Государственный архив Харьковской области.

Запрос лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы быть уверенным - Ваше письмо дойдет до адресата.

Что касается второго вопроса - в какой форме составляется запрос - тут еще проще. В произвольной! Вот только не нужно много писать. Архив отвечает на конкретный запрос. Поэтому оптимальными будут такие:

"Прошу выслать мне выписку из метрической книги о рождении такого-то (полные фамилия, имя, отчество). Родился тогда-то там-то". Всё!

Или: "прошу выслать мне архивную справку - выписку из приказа о приеме на работу. Был принят в такую-то организацию (обязательно полное название и подчиненность) тогда-то (месяц, год) на такую-то должность.

Это информации будет достаточно для работников архива.

Ну а если все-таки у Вас возникают трудности с составлением запроса, то можно проконсультироваться у специалистов. В каждом городе и районе есть государственный архив, где Вам подробно объяснят, как и куда нужно отправить письмо, помогут найти адрес нужного архива.

Что касается архивов ЗАГС, то тут есть определенные сложности: ЗАГСы в большинстве стран СНГ справки по метрическим книгам частным лицам выдают с большими оговорками. Поэтому если Вам нужна справка из архива ЗАГСа, то в этом случае лучше всего подойти в ближайший к Вам отдел ЗАГС и проконсультироваться там.

Инструментарий справедливости Труд и занятость населения Подтверждение стажа Оформление архивной справки

1. Бывший или действующий работник приходит в кадровую службу.
2. Пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку о подтверждении стажа.
3. К заявлению прилагается копия трудовой книжки и паспорта (при наличии).
4. В течение 15 дней работник кадровой службы должен произвести действия по подготовке такой справки.

1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДАННЫХ:

1. В идеальном варианте гражданин предоставляет в кадровую службу запрос из пенсионного фонда.
2. В архиве организации (при наличии) находите все документы, имеющиеся в наличии по данному работнику. К ним относится: личная карточка работника, приказы по личному составу, лицевые счета.
3. Собрав все необходимые документы, Вам необходимо начинаете оформить сам документ.

2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ:

Анкета для получения информационного письма о трудовом стаже

Содержание статьи:

Принцип заполнения анкеты на приобретение архивной информации о мобилизации  на трудовой фронт, в народное ополчение, об участии в партизанском движении и так далее. Блоки 1, 2, 3 являются обязательными для заполнения. Не допускают заполнение одной анкеты одновременно по двум тематикам. При проверке  того, насколько правильно заполнена анкета, необходимо руководствоваться Приложением 3 Соглашения о взаимодействии ГБУ МФЦ и Главархива при предоставлении госуслуги Главархива в МФЦ.

Принцип заполнения анкеты о переименовании улицы, населенного пункта. Блоки 1, 2, 3 являются обязательными для заполнения. Не допускают заполнение одной анкеты одновременно по двум тематикам. При проверке  того, насколько правильно заполнена анкета, необходимо руководствоваться Приложением 3 Соглашения о взаимодействии ГБУ МФЦ и Главархива при предоставлении госуслуги Главархива в МФЦ.

Принцип заполнения анкеты на получение архивных документов. Блоки 1, 2, 3 являются обязательными для заполнения. Не допускают заполнение одной анкеты одновременно по двум тематикам. При проверке  того, насколько правильно заполнена анкета, необходимо руководствоваться Приложением 3 Соглашения о взаимодействии ГБУ МФЦ и Главархива при предоставлении госуслуги Главархива в МФЦ.

Принцип заполнения анкеты на получении архивных данных о прохождении медицинской комиссии. Блоки 1, 2, 3 являются обязательными для заполнения. Не допускают заполнение одной анкеты одновременно по двум тематикам. При проверке  того, насколько правильно заполнена анкета, необходимо руководствоваться Приложением 3 Соглашения о взаимодействии ГБУ МФЦ и Главархива при предоставлении госуслуги Главархива в МФЦ.

Принцип заполнения анкеты на получение архивных данных о судимости. Блоки 1, 2, 3 являются обязательными для заполнения. Не допускают заполнение одной анкеты одновременно по двум тематикам. При проверке  того, насколько правильно заполнена анкета, необходимо руководствоваться Приложением 3 Соглашения о взаимодействии ГБУ МФЦ и Главархива при предоставлении госуслуги Главархива в МФЦ.

Принцип заполнения анкеты на получение архивных данных об учебе. Блоки 1, 2, 3 являются обязательными для заполнения. Не допускают заполнение одной анкеты одновременно по двум тематикам. При проверке  того, насколько правильно заполнена анкета, необходимо руководствоваться Приложением 3 Соглашения о взаимодействии ГБУ МФЦ и Главархива при предоставлении госуслуги Главархива в МФЦ.

Ввод информации в АС ГУФ

Регистрация запросов в АС ГУФ по госуслуге Главархива не отличается в целом от регистрации запросов по другим госууслугам, однако имеет некоторые особенности.

Регистрация обращения за госуслугой в АС ГУФ.

Для этого необходимо Создать обращение в окне данные об обращении за госуслугой в поле «Разновидность ГУ» выбрать положение «Предоставление информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок» код (060001).

Обратите внимание! Нельяз выбирать услугу (код 060104) «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, организаций и общественных объединений на основании документов Архивного фонда и проих архивных документов».

Во вкладке «Содержание заявления», в поле «Исполнитель (архив)» избрать лишь «Центр документационного обслуживания населения». В поле «вид запроса» выбрать лишь «социально-правовой». Из перечня «Тематика запроса» возможно избрать лишь один вариант. Когда у заявителя есть запросы по некоторым тематикам одновременно (к примеру, заработная плата и трудовой стаж), то ему нужно заполнить две анкеты на каждую тематику отдельно. В данной ситуации каждая тематика как отдельный запрос регистрируется.

Регистрация обращения за госуслугой в АС РФ

В поле «Шаблоны текста» избрать нужный, зависимо от тематики запроса. В поле «О чем» написать содержание запроса заявителя.

Регистрация обращения за госуслугой в АС ГУФ

Ниже во вкладке «Содержание заявления» заполнить обязательно раздел «ФИО в запрашиваемый период»

Регистрация обращения за госуслугой в АС ГУФ

Отсканировать обязательно и прикрепить пакет документов (к примеру,         трудовую книжку, заявление, паспорт). Обращение зарегистрировать.

Регистрация обращения за госуслугой в АС ГУФ.

Архивная справка – это документ архива, который составлен на бланке архива и содержит документную информацию о предмете запроса и где указаны архивные шифры и номера листов единиц хранения тех архивных документов, на основе которых их составили. Архивная копия – это воспроизводящая дословно текст архивного документа копия, где указан архивный шифр и номеров листов единицы хранения. Его необходимо заверить в установленном порядке. Архивная выписка – это документ архива, который составлен на бланке архива и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относится к определенному лицу, факту, событию,  с указанием номеров листов единицы хранения и архивного шифра. Информационное письмо – это письмо, которое составлено на бланке Главархива или архива, по запросу заявителя, которое содержит данные о документах, хранящихся в архиве архивных по конкретной проблеме, теме или отсутствующих данных в документах.

Образец анкеты для получения информационного письма о трудовом стаже

Источники: archive-lskem.ru, www.profiz.ru, strana-sovetov.com, zastupnik.org, biznes-prost.ru