Личный авто на работе

Многие компании используют транспорт, который принадлежит их работникам. "Принять на работу" личный автомобиль сотрудника несложно. Для этого можно, к примеру, заключить договор аренды с владельцем машины, а можно выплачивать ему компенсацию за использование собственного транспорта в служебных целях. Остается только рассчитать, какой вариант выгоднее.

Компенсируем все и сразу

Трудовой кодекс предусматривает компенсации работникам за использование личного автотранспорта (ст. 188 ТК). Ее сумму устанавливают по соглашению сторон. Обычно она включает в себя все затраты, связанные с эксплуатацией машины: амортизацию, техническое обслуживание, ремонт, горюче-смазочные материалы и прочее. Величина ее также зависит от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок (письмо Минфина от 16 ноября 2006 г. N 03-03-02/275).

Оформить компенсацию достаточно просто. Во-первых, директор подписывает приказ, в котором будут указаны ее размеры. Во-вторых, сотрудник приносит копию технического паспорта и другие документы, подтверждающие, что у него есть или ему доверили автомобиль. Проверяющие, скорее всего, потребуют подтвердить, что работа этого сотрудника связана с постоянными служебными разъездами. Так что об этом лучше позаботиться заранее и внести соответствующие поправки в должностную инструкцию или трудовой договор. И еще один нюанс: выплаты признают компенсацией только в том случае, когда работник лично использует свое имущество.

Выплачивают компенсацию один раз в месяц в полном объеме. Но это общий случай. На практике бухгалтер может столкнуться с различными нештатными ситуациями. Например, сотрудник из-за болезни использовал свой автомобиль не целый месяц. Тогда и компенсацию он получает не в полном объеме, а с учетом пропущенных рабочих дней. Возможно, работник вообще отсутствовал на работе целый месяц, находясь в отпуске или командировке. В этом случае компенсацию за личный транспорт ему не платят вовсе.

Наконец остается немаловажный вопрос - налоги. Можно ли учесть компенсационные выплаты при расчете, например, налога на прибыль?

"Выгодный" минимум

Начать следует с того, что в налоговом учете существует ограничение по сумме компенсации, на которую можно уменьшить базу при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). В состав прочих расходов входит выплата лишь в пределах норм, установленных Правительством (постановление от 8 февраля 2002 г. N 92). Рассчитать необходимую сумму несложно. За основу берут рабочий объем двигателя машины. Так, если он не превышает 2000 кубических сантиметров включительно, то фирма может учесть компенсацию в размере 1200 рублей в месяц. За автомобиль с двигателем больше 2000 "кубиков" - 1500 рублей. Суммы сверх этих лимитов не уменьшают облагаемую налогом прибыль (п. 38 ст. 270 НК). Кстати, при расчете налога не учитываются и эксплуатационные расходы. Считается, что они уже включены в компенсацию (письмо УФНС по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776).

Совсем другая картина в бухгалтерском учете. Здесь всю компенсацию отражают как расход по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. N 33н).

В результате подобных расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами может возникнуть постоянное налоговое обязательство (пп. 4, 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогам на прибыль", утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 г. N 114н). Его отражают на счете 99 "Прибыли и убытки" субсчет "Постоянное налоговое обязательство" в корреспонденции с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Налоги на сверхлимит

Как известно, компенсационные выплаты не являются доходом сотрудников, поэтому НДФЛ платить не надо (п. 3 ст. 217 НК). Не облагается компенсация и ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК), а также пенсионными взносами. Однако как в статье 217, так и в статье 238 есть оговорка о том, что компенсации должны быть "в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации". Как говорилось выше, такие нормы действительно существуют (Постановление Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92). Правда, они разработаны лишь для подсчета налога на прибыль. Спор о том, использовать или нет эти нормы при расчете других налогов, идет давно. Специалисты Минфина и налоговики убеждены, что раз специальные ограничения для НДФЛ и ЕСН не разработаны, то подойдут и лимиты, определенные для прибыли. Соответственно, "размер компенсации за использование личного транспорта, превышающий установленные нормы, должен облагаться налогом на доходы физических лиц в установленном порядке" (письмо Минфина от 26 марта 2007 г. N 03-04-06-01/84, от 14 марта 2003 г. N 04-04-06/42, письмо МНС от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419@).

Однако судьи в подобных ситуациях чаще всего встают на сторону фирм. Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23 января 2006 г. N А26-6101/2005-210 указано: "когда законодатель предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога к другому налогу, он использует такой прием юридической техники, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В статьях 217 и 238 такая отсылка отсутствует". Да и сам Налоговый кодекс утверждает: закон должен быть написан так, чтобы "каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить" (ст. 6 НК). Следовательно, по мнению арбитров, компенсация за использование личного автотранспорта полностью не облагается НДФЛ и ЕСН. Аналогичная позиция содержится и в постановлении ФАС Уральского округа от 26 января 2004 г. N Ф09-5007/03-АК.

Однако если спорить с проверяющими фирма не хочет, то в случае превышения размера компенсации над нормативом придется заплатить НДФЛ. С ЕСН проще. Поскольку сверхлимитную выплату не учитывают при налогообложении прибыли, то в любом случае не надо облагать ее единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК).

Итак, какой можно сделать вывод? Оформить компенсацию весьма просто и выгодно. Компания включает ее в расходы при расчете налога на прибыль и не платит зарплатных налогов. Сотрудник освобожден от НДФЛ. Но все это актуально в том случае, когда компенсация укладывается в ту мизерную норму, которая установлена Правительством. Если сумму компенсации увеличить до реальных размеров, то сразу появляется проблема: надо или нет платить НДФЛ с превышения. Да и прибыль при расчете налога на сверхнормативный "кусок" уменьшить уже нельзя.

Так что в этом случае имеет смысл рассмотреть другой вариант оформления личного транспорта работников. Речь идет об аренде.

Вам с экипажем или без?

Для того чтобы оформить аренду машины, принадлежащей сотруднику фирмы, следует заключить с ним договор (ст. 633, 643 ГК). По нему работник-арендодатель обязуется предоставить фирме-арендатору "имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование" (ст. 606 ГК). Арендную плату относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК).

На практике применяют два типа договоров аренды: с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства и без таких услуг - то есть с экипажем или без него. Разница довольно существенная. Так, арендуя машину с экипажем, фирма может учесть только расходы на содержание автомобиля (ст. 636 ГК). К ним относятся, например, оплата топлива, услуг мойки, автостоянки. А вот затраты на текущий и капитальный ремонт учесть не получится (ст. 634 ГК). Другое дело - договор аренды без экипажа. Здесь можно обосновать любые расходы, так как по нормам Гражданского кодекса арендатор "обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства" (ст. 644 ГК) и выполнять весь комплекс работ по эксплуатационно-техническому обслуживанию автомобиля. Аналогичной позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства (письма Минфина от 28 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/463, от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81).

С точки зрения налогообложения, договор аренды с экипажем фактически содержит в себе два вида соглашения: договор аренды и договор на оказание услуг. Соответственно и вознаграждение логично разбить на две части - ведь плата за оказание услуг облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК), а на "арендную" часть этот налог начислять не надо. Если же подписан договор без экипажа, ЕСН не платят со всей суммы. Правда, здесь скрыт один неприятный момент. Так как фактически автомобилем управляет арендодатель, то налоговики могут потребовать доплаты ЕСН. Чтобы избежать такой ситуации, можно, к примеру, ставить на путевых листах и авансовых отчетах подпись не владельца машины, а другого работника фирмы.

Арендные платежи как по договору с экипажем, так и по договору без экипажа будут доходом сотрудника-владельца машины (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Следовательно, необходимо начислять НДФЛ, а фирма в этом случае будет выступать как налоговый агент (п. 1 ст. 226 НК).

Впрочем, существует и еще один вариант, как оформить использование личного автомобиля сотрудника.

Безвозмездно, то есть даром

Раньше довольно часто с сотрудниками заключали договора безвозмездного пользования или ссуды (ст. 689 ГК). В случае с автомобилем такой договор предполагает, что сотрудник временно передает свою машину в безвозмездное пользование компании. Так как по этому договору вознаграждение работнику не положено, то ему платят, например, материальную помощь или премию. Затраты же на обслуживание автомашины можно учесть при расчете прибыли. На первый взгляд, все просто. Однако чиновники считают, что при безвозмездном использовании имущества возникает база по налогу на прибыль. Такое же мнение высказал в своем информационном письме от 22 декабря 2005 г. N 98 Высший арбитражный суд. Так что при проверке налоговики, скорее всего, безвозмездное пользование вещью расценят как безвозмездное получение имущественного права и включат его в состав внереализационных доходов. Сумму же они определят исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (ст. 40 НК). А фирме в этом случае придется заплатить не только налог на прибыль, но и штраф, и пени.

Так как же выгоднее оформить автомобиль, принадлежащий сотруднику? Вывод напрашивается сам: выбрав договор аренды без экипажа, фирма сможет включить в расходы не только всю сумму затрат по аренде машины, но и суммы, истраченные, например, на покупку топлива, приобретение запчастей, техническое обслуживание, мойку и ремонт. Как правильно оформить и документально подтвердить подобные затраты, читайте на странице 98.

Внимание

В подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса речь идет лишь о легковых автомобилях. Нормы из Постановления Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92 также составлены для легкового транспорта. Так что вариант, когда фирме надо компенсировать использование в служебных целях личного грузовика, законодатели не рассмотрели. Раз так, то, вероятно, подобную компенсацию можно включать в расходы, считая налог на прибыль в полном объеме.

Внимание

"Упрощенцы" с объектом налогообложения "доходы минус расходы" имеют право уменьшить базу единого налога на сумму компенсации за использование личного автомобиля сотрудника "в пределах норм, установленных Правительством" (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). Если компенсация превышает эти нормы, то "упрощенцам" приходится решать вопрос с НДФЛ и ЕСН точно так же, как и фирмам на обычном режиме. Ситуация с единым социальным налогом у них сложнее. Ведь пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса не распространяется на фирмы, работающие на УСН.

Образец иска о выселении

ПОЗОВНА ЗАЯВА

Іванової Марії Сергіївни

про визнання особи такою, що втратила право користування житловим будинком, усунення перешкод у користуванні житловим будинком шляхом виселення

Я, Іванова Марія Сергіївна, є одноособовою власницею домоволодіння (житлового будинку) №40 по вул. Грушева с. Мирне Сімферопольського району Автономної Республіки Крим.

Право власності на зазначений будинок зареєстровано за мною з 10.07.2009 року на підставі свідоцтва про право на спадщину від 24.04.2009 року за заповітом мого чоловіка Іванова Іллі Федороівича, який помер 09.08.2008 р.

Крім мене в будинку проживають: мій син, внучка з сім’єю, які є членами моєї сім’ї та ведуть зі мною спільне господарство.

Разом з тим, на даний момент в належному мені будинку без правових підстав проживають особи, які є для мене сторонніми та втратили право на користування будинком після смерті мого чоловіка, а саме: Петрова Ірина Володимирівна та її неповнолітній син.

Обставини набуття ними права користування будинком та підстави припинення такого права полягають у наступному.

У 1997 році між моїм чоловіком Івановим І.Ф. та відповідачкою було укладено договір найму кімнати площею 9 кв. м. що розташована у домоволодінні. Відповідно до цього договору відповідачка вселилась до нашого дому.

27.11.2002 р. Сімферопольським районим судом АР Крим було прийнято рішення, за позовом Петрової І.В. до мого чоловіка про визнання права користування житловим приміщенням. Відповідно до зазначеного судового рішення за Петровою І.В. було визнано право користування житловою площею в домоволодінні, що розташоване за адресою: АР Крим, с. Мирне Сімферопольського району, домоволодіння №40. Підставою такого рішення став висновок суду про те, що вона має таке право, як член сім’ї мого чоловіка.

Рішення суду було виконане в повному обсязі: при житті мого чоловіка відповідачка разом із сином проживала в будинку, як член сім’ї мого чоловіка, ніхто не чинив їй в цьому перешкод.

За ч. 1 ст. 405 ЦК України члени сім’ї власника житла, які проживають разом з ним, мають право на користування цим житлом відповідно до закону.

Аналіз змісту вказаних правових норм дає підстави для висновку про те, що право члена сім’ї власника житлового будинку користуватися цим житлом існує лише за наявності у власника права приватної власності на це майно.

Оскільки житлові права членів сім’ї власника житлового будинку (квартири) є похідними від прав власника цього будинку, то припинення права власності особи на будинок припиняє право членів її сім’ї на користування цим будинком.

Однією з підстав припинення права власності відповідно до ст. 346 ЦК України є смерть власника.

Таким чином, після смерті мого чоловіка та переходу права власності на будинок до мене відповідачка та її син втратили право користування ним.

Аналогічне тлумачення наведених вище норм знайшло своє відображення у правозастосовчій практиці Веховного Суду України, зокрема, в рішеннях, які додаються до позовної заяви.

Відповідачка добровільно залишити належний мені будинок відмовляється, тому вимушена звернутися за захистом моїх прав та інтересів в судовому порядку.

Згідно до ч. 1 ст. 316 Цивільного кодексу України правом власності є право особи на річ (майно), яке вона здійснює відповідно до закону за своєю волею, незалежно від волі інших осіб.

Відповідно до ч. 1 ст. 317 ЦК України власникові належать права володіння, користування та розпоряджання своїм майном. Право власності є непорушним. Ніхто не може бути протиправно позбавлений цього права чи обмежений у його здійсненні (ст. 321 ЦК України).

Аналогічна норма закріплена в статті 41 Конституції України, за змістом якої кожен має право володіти, користуватися і розпоряджатися своєю власністю, результатами своєї інтелектуальної, творчої діяльності та право приватної власності є непорушним.

На даний момент та обставина, що крім мене та членів моєї сім’ї в належному мені будинку проживає та зареєстрована стороння особа разом зі своїм сином обмежує моє право на вільне володіння, користування та розпоряджання своїм майном, призводить до втручання в моє особисте життя та моїх родичів, обмежує норми житлової площі на осіб, які мають право на проживання сьогодні.

За нормами ст. 391 ЦК України власник майна має право вимагати усунення перешкод у здійсненні ним права користування та розпоряджання своїм майном.

З урахуванням наведених обставин, вважаю, що мої права мають бути захищені шляхом визнання відповідачки та її сина такими, що втратили право на користування житловим приміщенням в моєму домоволодінні (по мотивам смерті попереднього власника) та усунення перешкод у користуванні мною будинком шляхом їх виселення без надання іншого житла (обов’язок для мене надання житла відповідачці законодавством в цьому випадку не встановлений).

Прошу також залучити до участі у справі в якості третьої особи на стороні відповідача Управління у справах дітей Сімферопольської районної державної адміністрації в Автономній Республіці Крим, як органу опіки, оскільки спір стосується також прав неповнолітньої особи.

На підставі викладеного та керуючись ст. ст. 316 383 391 405 Цивільного кодексу України, ст. ст. 64, 150 156 Житлового кодексу Української РСР, ст. ст. 118 — 120 Цивільного процесуального кодексу України,

Визнати Петрову Ірину Володимирівну (паспорт серія ЕС №111111, виданий Відділом внутрішніх справ Сімферопольського району МУГУ МВС України в Криму) та її неповнолітнього сина Петрова Владіслава Сергійовича 19.08.1997 р.н. такими, що втратили право на користування житловим приміщенням в домоволодінні №40 по вулиці Грушева с. Мирне Сімферопольського району.

Усунути перешкоди в користуванні Іванової Марії Сергіївни (паспорт серія ЕЕ222222, виданий Сімферопольським РВ ГУ МВС України в Криму, ід. Номер: 33333333) домоволодінням №40 по вул. Грушева с. Мирне Сімферопольського району Автономної Республіки Крим шляхом виселення Петрової Ірини Володимирівни (паспорт серія ЕС №111111, виданий Відділом внутрішніх справ Сімферопольського району МУГУ МВС України в Криму) та її неповнолітнього сина Петрова В’ячеслава Сергійовича 19.08.1997 р.н. з домоволодіння №40 по вул. Грушева с. Мирне Сімферопольського району Автономної Республіки Крим без надання іншого житла.

Квитанція про сплату державного мита.

Квитанція про сплату витрат на інформаційне забезпечення розгляду справи.

Копія паспорту та ідентифікаційного коду позивача.

Копія свідоцтва про право на спадщину та витягу про реєстрацію майна.

Копія сторінок домової книги.

Рішення Сімферопольського районного суду АР Крим від 26.10.2001 року.

Копія рішення ВСУ від 12.05.2010 р.

Копія рішення ВСУ від 30.09.2009 р.

Автобиография на госслужбу

Содержание

В список необходимых документов при поступлении на госслужбу часто входит автобиография - краткое описание человеком своей жизни в хронологической последовательности.

Как написать автобиографию на госслужбу

С целью облегчения задачи составления своей биографии создан образец заполнения автобиографии на госслужбу.

Образец автобиографии на госслужбу

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Тихонов Ярослав Иванович, родился 10 августа 1972 года в г. Москва.

В 1979 году пошел в первый класс средней школы № 124 г. Москвы. После окончания 9 классов в 1986 году поступил в Юридический лицей г. Москвы, который окончил в 1988 году с медалью.

С 1989 года обучался в Московском государственном университете им. М. В. Ломоносова на юридическом факультете, который окончил в 1994 году и получил полное высшее образование по специальности Правоведение. Во время обучения в университете был старостой группы.

С октября 1994 года по март 2005 года работал юристом в ООО Возрождение. С апреля 2005 г. назначен на должность юрисконсульта ООО Стройконсалтинг, где работаю по настоящее время.

Состав семьи:

жена - Тихонова Лилия Сергеевна, 1974 года рождения, директор салона красоты

сын - Тихонов Егор Ярославович, 1999 года рождения, ученик 9-го класса средней школы № 39 г. Москвы.

Ни я, ни мои ближайшие родственники под следствием не пребывали, судимости не имеют.

Что такое личное дело работника?

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.

Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.

Законодательные требования

Для государственных организаций

Трудовой кодекс (далее — ТК РФ) не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.

Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника.

Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Для частных предприятий, ИП

Ни ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.

Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.

Чтобы избежать уплаты лишних налогов, можно заключить с некоторыми сотрудниками гражданско-правовой договор. Читайте, в каком случае это возможно.

Формирование личного дела

Оформление обложки (титульный лист)

Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. архива, наименование архива.

Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Обязательными для отображения являются следующие элементы:

Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь:

Из чего состоит папка?

Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках. Ни один архив не примет от организации на хранение пластиковые скоросшиватели или файлы.

Перечень документов, обязательно подшивающихся в обложку, для государственных служащих установлен законом.

Для иных категорий работников их  список устанавливается локальным актом предприятия.

В личное дело, как правило, входят документы:

Какие документы не подшиваются?

В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет).

Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока.

В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет.

 Заполнение документов

Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации.

Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность.

Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год.

Опись

Документы, в деле должны располагаться по дате поступления. Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.

Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на обратной стороне титульного листа, либо подшиваться последней.  Сверху располагается наименование документа. Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием.

Обязательные поля:

1. № п/п – согласно журналу учета личных дел.
2. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
3. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
4. Заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ).
5. Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
6. Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
7. Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи. Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата.

Образец описи личного дела можно скачать здесь:

Порядок ведения документации

Регистрация и учёт

В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета.

Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников

Внесение изменений

Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий.

Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации.

Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе).

Хранение

Информация из личного дела строго конфиденциальна. Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.

Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников.

Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок.

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.

Также важно знать срок хранения в государственном архиве личных дел:

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив.

Хотите знать, как происходит распределение прибыли прошлых лет в ООО? Читайте эту статью.

Многие интересуются, как открыть строительный бизнес с нуля. А вы можете это узнать прямо сейчас.

Выдача личных дел работников

Личные дела на руки работникам никогда не выдаются!

Работники не менее одного раза в год должны знакомиться в присутствии уполномоченного лица с информацией, находящейся в деле. Это делается для поддержания его в актуальном состоянии. Сотруднику ответственному за личные дела рекомендуется разработать бланк ознакомления, в котором ежегодно работник своей подписью будет удостоверять данный факт.

Формирование личного дела работника

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

Ведение личных дел работников

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления личных дел

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 7 854)

Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 6 196)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Источники: jurist-universal.ru, bludov.ucoz.ru, working-papers.ru, ipopen.ru, mirblankov.ru