Главная » Статьи » Деловая переписка |
Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформлениеКак известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления. Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма. Деловые (служебные) письма – понятие, классификацияПисьмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4] Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером. Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам. По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые:: По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на: По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные: По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные: По форме отправления деловые письма разделяют на: По структуре деловые письма разделяют на: По цели деловые письма разделяют на: Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письмаКаждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении. Этапы подготовки и составления деловых писем : При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов . Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения. Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.). В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!». Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы. Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма. Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов» «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку). Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла. Другие статьи по данной теме:ПисьмоПисьмо - обобщенное название различных по содержанию документов. служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем:инструктивные сопроводительные информационные гарантийные рекламные претензионные арбитражные письма-подтверждения письма-напоминания письма-извещения письма-просьбы.В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 . Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5 . Датой письма является дата его подписания. Текст письма строят по схеме: Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений. По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного числа, например: Школа не имеет возможности. , В ближайший год школа не предполагает. и т.д. Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7). Рис. 3.7. Пример оформления письма Служебное письмоСлужебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита адресат (получателя письма): Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам. сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). . Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет. Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения: Сопроводительное письмо и другие виды писемСопроводительное письмо - часто составляемый документ. который информирует адресата о направлении к нему документов если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем. Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: приглашаем Вас или просим Вас принять участие. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Информационное письмо - сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: извещаем, сообщаем, ставим Вас в известность и т.п. далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола подтверждать. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом напоминаем. Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Оформление служебного задания на командировку (Т-10а)Служебное задание на командировку – это документ, которые необходимо оформлять, направляя сотрудника на выполнение служебного поручения. Существует унифицированная форма Т-10а, которую удобно использовать для оформления данного документа. Скачать бланк Т-10а, а также образец его заполнения можно в конце статьи. Любая командировка имеет определенную цель: решить какие-либо рабочие задачи, провести переговоры с партнерами, поиск поставщиков или покупателей, какие-либо задачи производственного характера. Служебное задание – это документ, в котором как раз фиксируется назначение командировки, ставятся рабочие задачи, отмечается, что должен командируемый сделать по месту назначения. Бланк служебного задания на командировку заполняет обычно руководитель подразделения, в котором трудится направляемый сотрудник. Также возможно оформление документа кадровым работником или иным ответственным лицом. Служебное задание – это один из самых первых оформляемых командировочных документов. На основании заполненной формы Т-10а составляется приказ на командировку, например, по форме Т-9 (скачать образец приказа можно здесь ). Образец заполнения служебного задания:Как уже выше было сказано, для заполнения следует использовать типовую форму Т-10а. Порядок оформления документа: В первую очередь заполняется «шапка» бланка: Далее заполняется таблица бланка Т-10а, здесь указываются общие сведения о командировке: После того, как бланк служебного задания заполнен, он передается работнику, который направляется на выполнение служебных задач. Вернувшись из командировки, работник должен сдать авансовый отчет с указанием потраченной суммы (скачать образец формы АО-1 ), командировочное удостоверение с указанием мест, где побывал, и служебное задание, в котором следует отчитаться о проделанной работе. Отчет о выполнении поставленных задач пишется работником в соответствующей графе «краткий отчет», здесь нужно отметить, что было сделано, какие цели достигнуты, какие задачи выполнены. После того, как бланк полностью заполнен, работник ставит свою подпись и передает служебное задание своему руководителю. Руководитель, в свою очередь, проверяет правильность заполнения бланка, проверяет отчет работника и пишет свое заключение, подписывает документ и передает его в кадровую службу. Скачать образец служебного задания Т-10а – ссылка . Скачать бланк форма Т-10а – ссылка . Служебное письмоСлужебное письмо - это самый распространенный вид делового документа. Составляется письмо для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. По содержанию и назначению письмо может быть информационное, гарантийное, рекламационное, коммерческое, письмо -запрос, письмо-приглашение и т. д.
Служебное письмоЗАО ТЕАТР ЛУНЫ Отдел учета и распределения 00.00.2002 №5 Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окладом 5200 рублей. Директор Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия М. П. Справка о заработной плате работника. Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями. Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требованиям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации — герб субъекта Российской Федерации — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — код организации — код формы документа — наименование организации — заголовок к тексту — текст — отметка о наличии приложения — подпись — визы согласования документа — отметка об исполнителе — печать — отметка для автоматического поиска документа. В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать. Автором служебного письма является учреждение, организация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма может выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк. Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типографским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосредственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизитов. Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации — герб субъекта Российской Федерации эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — наименование вышестоящей организации — наименование организации (полное и сокращенное) — справочные данные об организации. Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Российской Федерации предусматривается на бланках служебных писем органов государственной власти РФ, министерств и ведомств. Наименование вышестоящей организации указывается на бланке в строгом соответствии с названиями, установленными правовыми актами. На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем иногда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное наименование автора должно точно соответствовать наименованию, закрепленному за организацией в Уставе. Полное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является должностное лицо, то наименование должностного лица помещается после названия организации. Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор служебного письма» на бланке указываются места для проставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа. Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных документов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть: 1. Кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается. 2. Полным. Несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п. 3. Точным и объективным. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, 'неопределенное или многозначное толкование. 4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру. Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 №. ». Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения. В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы. Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, организация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в дела. В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые учреждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.). Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты. Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия и обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «В связи с. просим подтвердить. », «Прошу сообщить. », «Дирекция. просит. », «Дирекция и профсоюзная организация просят. » и т.п. Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые обороты: «Сообщаем Вам, что. », «Подтверждаем полученные. », «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена. »и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00). Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам. », «Высылаем запрошенные Вами. », «Направляем подписанный с нашей стороны договор. ». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложения. Например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. или Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз. 2. Список школ на 3 л. в 1 экз. Гарантийное письмо подтверждает определенные обязательства, обещания учреждения, организации, предприятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за выполненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важные части текста письма, подтверждающие его юридическую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет. », «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок. ». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью. Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о. «, «Извещаем Вас, что. », «Ставим Вас в известность. ». Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что. », «Вторично сообщаем. ». Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать причины, сообщить срок окончательного письма-ответа. Начинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение. », а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями. Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях. », «В соответствии с. », «Во исполнение. ». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рекламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению. В учреждениях, организациях, предприятиях с большим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским способом, но в нем оставлены свободные строки для заполнения их информацией, зависящей от конкретной ситуации. Применение таких писем значительно сокращает время на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено. Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных писем. На основе стереотипного текста исполнители составляют конкретные служебные письма аналогичного содержания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает работу по составлению документа. Источники:
| |
Просмотров: 4963 | |
Всего комментариев: 0 | |