Главная » Статьи » Деловая переписка

Служебное письмо образец заполнения

Деловые (служебные) письма – понятие, виды, составление и оформление

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки . переписку, протоколы, предложения, представления.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы (факс), электронные сообщения и др. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

  • Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
  • Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]
  • По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

  • письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение)
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]
  • По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

  • обычные письма направляются одному получателю
  • циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]
  • По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

  • В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
  • Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]
  • По форме отправления деловые письма разделяют на:

  • традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация)
  • электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).
  • По структуре деловые письма разделяют на:

  • регламентированные . форма которых строго оговорена ГОСТом
  • нерегламентированные . не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.
  • По цели деловые письма разделяют на:

  • информационные . создаваемые с целью передать информацию
  • рекламные письма - документы, призванные повлиять на адресата.
  • Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

    Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

    Этапы подготовки и составления деловых писем :

  • Изучение существа вопроса - сбор достаточной информации. При необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них.
  • Подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование.
  • Согласование проекта текста письма, редактирование.
  • Подписание письма руководителем.
  • Исходящая регистрация (все виды деловых писем обязательно регистрируются).
  • Отправка письма.
  • При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов .

  • Наименование организации.
  • Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4] .
  • Дата и регистрационный номер.
  • Адресат.
  • Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
  • Текст письма.
  • Подписи составителей письма.
  • Отметка об исполнителе.
  • Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
  • Оттиск печати (в гарантийных письмах).
  • Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

    Обращение . В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: «Уважаемый господин Степанов!», «Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны), «Уважаемые коллеги!» (используется в общении людей одной профессии)», «Господин президент!» (если адресат - должностное лицо органа власти, депутат, президент или председатель общества, компании, фирмы и т.п.).

    В обращении к хорошо знакомым лицам используют менее официальные формулы: «Глубокоуважаемая Анна Петровна!», «Дорогая Анна!».

    Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

    Вводная часть . Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

    Основная часть . Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

    Заключение . Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости: «Надеемся, что наша просьба будет выполнена», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов» «Убедительно просим Вас не задерживать ответ» «Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

    Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

    Другие статьи по данной теме:

    Письмо

    Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов. служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

    Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

    Виды писем:

    инструктивные сопроводительные информационные гарантийные рекламные претензионные арбитражные письма-подтверждения письма-напоминания письма-извещения письма-просьбы.

    В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

    Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 . Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5 .

    Датой письма является дата его подписания.

    Текст письма строят по схеме:

  • введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма)
  • доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме)
  • заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
  • Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

    По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

    Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

    Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

    Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного числа, например: Школа не имеет возможности. , В ближайший год школа не предполагает. и т.д.

    Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

    Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

    Рис. 3.7. Пример оформления письма

    Служебное письмо

    Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

    В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

  • дата
  • номер
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
  • В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита адресат (получателя письма):

  • фирма
  • структурное подразделение
  • должность
  • фамилия и инициалы
  • почтовый адрес получателя.
  • Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам. сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

    Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). . Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

    Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть)
  • от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым)
  • от третьего лица единственного числа (банк не может согласиться, компания не возражает).
  • Сопроводительное письмо и другие виды писем

    Сопроводительное письмо - часто составляемый документ. который информирует адресата о направлении к нему документов если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем.

    Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: приглашаем Вас или просим Вас принять участие.

    В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

    Информационное письмо - сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

    Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

    Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: извещаем, сообщаем, ставим Вас в известность и т.п. далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

    Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола подтверждать.

    Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом напоминаем.

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

    Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

    Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

    Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

    Оформление служебного задания на командировку (Т-10а)

    Служебное задание на командировку – это документ, которые необходимо оформлять, направляя сотрудника на выполнение служебного поручения. Существует унифицированная форма Т-10а, которую удобно использовать для оформления данного документа. Скачать бланк Т-10а, а также образец его заполнения можно в конце статьи.

    Любая командировка имеет определенную цель: решить какие-либо рабочие задачи, провести переговоры с партнерами, поиск поставщиков или покупателей, какие-либо задачи производственного характера. Служебное задание – это документ, в котором как раз фиксируется назначение командировки, ставятся рабочие задачи, отмечается, что должен командируемый сделать по месту назначения.

    Бланк служебного задания на командировку заполняет обычно руководитель подразделения, в котором трудится направляемый сотрудник. Также возможно оформление документа кадровым работником или иным ответственным лицом.

    Служебное задание – это один из самых первых оформляемых командировочных документов. На основании заполненной формы Т-10а составляется приказ на командировку, например, по форме Т-9 (скачать образец приказа можно здесь ).

    Образец заполнения служебного задания:

    Как уже выше было сказано, для заполнения следует использовать типовую форму Т-10а.

    Порядок оформления документа:

    В первую очередь заполняется «шапка» бланка:

  • Название предприятия (полное или сокращенное)
  • Номер документа по порядку
  • День, месяц, год составления задания
  • Фамилия, имя и отчество работника, отправляемого в командировку, полностью
  • Табельный номер работника, присвоенный ему при приеме на работу, можно взять из личной карточки .
  • Далее заполняется таблица бланка Т-10а, здесь указываются общие сведения о командировке:

  • Название подразделения, в котором работает сотрудник
  • Должность работника
  • Место назначения – город, страна, куда отправляется командируемый
  • Даты начала и конца командировки, то есть ставятся дата отъезда из места постоянной работы и дата приезда
  • Срок командировки в календарных днях
  • Источник финансирования поездки – командировка может быть за счет отправляющей или принимающей стороны, также возможно финансирование третьей стороной, здесь следует указать наименование организации
  •  Документ, служащий основанием составления служебного задания, обычно это служебная записка или письмо, распоряжение руководителя.
  • Содержание задания – перечень служебных задач, которые ставятся перед работником и которые он должен выполнить в процессе командировки.
  • После того, как бланк служебного задания заполнен, он передается работнику, который направляется на выполнение служебных задач. Вернувшись из командировки, работник должен сдать авансовый отчет с указанием потраченной суммы (скачать образец формы АО-1 ), командировочное удостоверение с указанием мест, где побывал, и служебное задание, в котором следует отчитаться о проделанной работе. Отчет о выполнении поставленных задач пишется работником в соответствующей графе «краткий отчет», здесь нужно отметить, что было сделано, какие цели достигнуты, какие задачи выполнены.

    После того, как бланк полностью заполнен, работник ставит свою подпись и передает служебное задание своему руководителю. Руководитель, в свою очередь, проверяет правильность заполнения бланка, проверяет отчет работника и пишет свое заключение, подписывает документ и передает его в кадровую службу.

    Скачать образец служебного задания Т-10а – ссылка .

    Скачать бланк форма Т-10а – ссылка .

    Служебное письмо

    Служебное письмо - это самый распространенный вид делового документа. Составляется письмо для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. По содержанию и назначению письмо может быть информационное, гарантийное, рекламационное, коммерческое, письмо -запрос, письмо-приглашение и т. д.

  • Информационное письмо содержит сообщение, просьбу, напоминание, предложение.
  • Гарантийное предназначено для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
  • В рекламационном (претензионном) письме излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
  • Коммерческое письмо составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
  • В письме-запросе просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.
    1. Служебное письмо оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
    2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя.
    3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
    4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).
    5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
    6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном. После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес.
    7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
    8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: Об изменении. , О создании. , О проведении. и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.
    9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
    10. в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы
    11. в основной части формулируется основная цель письма.

    Служебное письмо

    ЗАО ТЕАТР ЛУНЫ Отдел учета и распределения

    00.00.2002 №5

    Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

    Директор Подпись И.О. Фамилия

    Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

    М. П.

    Справка о заработной плате работника.

    Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

    Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

    Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

    — Государственный герб Российской Федерации

    — герб субъекта Российской Федерации

    — эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания)

    — код организации

    — код формы документа

    — наименование организации

    — заголовок к тексту

    текст

    — отметка о наличии приложения

    — подпись

    — визы согласования документа

    — отметка об исполнителе

    — печать

    — отметка для автоматического поиска документа.

    В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

    Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

    Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

    Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

    — Государственный герб Российской Федерации

    — герб субъекта Российской Федерации эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания)

    — наименование вышестоящей организации

    — наименование организации (полное и сокращен­ное)

    — справочные данные об организации.

    Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

    Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

    На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное — под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

    Кроме реквизитов, входящих в понятие «автор слу­жебного письма» на бланке указываются места для про­ставления даты, индекса письма и ссылки на индекс и дату входящего документа.

    Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

    Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

    1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

    Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

    2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

    3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, 'неопределенное или многозначное тол­кование.

    4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

    Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей. В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 №. ».

    Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

    В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

    Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

    В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

    Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

    Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с. просим подтвер­дить. », «Прошу сообщить. », «Дирекция. просит. », «Дирекция и профсоюзная организация просят. » и т.п.

    Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что. », «Подтверждаем получен­ные. », «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена. »и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

    Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам. », «Высылаем за­прошенные Вами. », «Направляем подписанный с нашей стороны договор. ». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

    Приложение: на 3 л. в 2 экз.

    или

    Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

    2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

    Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет. », «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок. ». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

    Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о. «, «Извещаем Вас, что. », «Ставим Вас в извест­ность. ».

    Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что. », «Вто­рично сообщаем. ».

    Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение. », а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

    Циркулярные письма — это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях. », «В соответ­ствии с. », «Во исполнение. ». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

    В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

    Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

    Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.

    Источники: www.ekonomika-st.ru, www.grandars.ru, blandoc.ru, masterblankov.ru, life-prog.ru

    Категория: Деловая переписка | Добавил: lundevg (08.08.2015)
    Просмотров: 3159 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar