Служебная записка

Служебная записка применяется в документообороте фирмы с целью донесения информации в смежные подразделения и структуры. Документ используется для сообщения специалистов равного статуса, на уровне горизонтальных связей в организации. Как правило, форма применяется для урегулирования вопросов организационного и хозяйственного плана, а также для решения внутриорганизационных задач из области материально-технического обеспечения, информационных технологий и т.д. Формулировка такого документа может содержать просьбу, предложение или требование по существу изложенного вопроса, либо доносить до коллег информацию служебного характера.

При составлении записки сотруднику, находящемуся по должностной позиции выше, чем отправитель документа, необходимо соблюдать правила ведения деловой переписки, исходя из которых, написание обращения к руководителю составляется по образцу докладной записки, а обоснование действий профессионального характера, приведших, как пример, к негативным последствиям, оформляется в виде объяснительной.

Служебная записка: образец и основные требования при составлении

Унифицированной формы, согласно которой может быть написан образец служебной записки, как таковой не существует. Однако, в ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» собраны основные положения, используемые как рекомендательные для того, чтобы составить служебную записку правильно, с соблюдением принципов унификации в оформлении.

Прежде всего, служебным запискам, участвующим в документообороте организации, необходимо присвоить номер согласно реестру выпускаемой документации. Бланк для служебной записки составляется в соответствии с перечнем, приведенным ниже:

Скачать

Пример служебной записки о премировании скачать (Размер: 36,0 KiB | Скачиваний: 3 827)

Служебная записка на приобретение скачать (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 3 703)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Как выглядит служебная записка на оплату такси?

Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.

Поездка на такси. Необходимость или излишество?

Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.

В таких случаях выручить может вызов такси.

Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.

Случаи целесообразности

Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.

Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.

Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:

Превышение полномочий

Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.

Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.

В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Проводки по депонированной зарплате осуществляются в момент начисления. Подробнее здесь.

Служебная записка на оплату такси

Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.

Образец служебной записки на оплату такси:

Руководителю предприятия

Иванову И.И.

Служебная записка

1.01.2014                                                      №1                                           г. Иваново

Об оплате такси

Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.

Должность________________                                                                                            Сидоров С.С.

Обоснование проблемы

Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.

Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Кому подавать?

По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.

Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.

При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.

Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте

Сопроводительные документы

К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.

К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.

Дальнейшие действия руководителя

Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.

К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.

Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму. Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету. Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.

Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.

Каждый предприниматель должен знать, как снять ККМ с учёта. Смотрите здесь.

Статистика по оффшорам свидетельствует, что это прибыльное дело. Статья расскажет подробнее.

Приказ

Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.

Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.

В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

Налогообложение

Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.

Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.

При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.

Это могут быть:

При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.

Служебная записка

Служебная записка – документ информационно-справочного характера, используемый для осуществления деловой переписки внутри компании. В деловой практике эта форма используется достаточно часто, однако в ОКУД, как самостоятельный документ, она отсутствует. Для того чтобы оформление документации велось однотипно, рекомендуется оформлять бланк на основании требований ГОСТ 6.30-2003 УСД УСОРД, которым регламентирована форма и образец заполнения служебной записки.

Данная форма отражает коммуникативные отношения на горизонтальном уровне. Она освящает переписку между руководителями или сотрудниками подразделений предприятий, которые имеют равнозначный должностной статус. Если, например, документ написан руководителем одного структурного подразделения на имя сотрудника другого отдела, то это уже докладная записка.

Составление служебных записок обусловлено необходимостью решения вопросов информационного, материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения между структурными подразделениями. Информация, содержащаяся в этом документе, обычно отражает просьбу или предложение по разрешению того или иного вопроса. Если по каким-либо причинам на предприятии не выполнен плановый показатель, то бланк, направленный в вышестоящее подразделение с объяснениями причин невыполнения, называется объяснительной запиской.

Образец

1. Шапка (содержит адресата записки, в котором указывается структурное подразделение, должность и ФИО получателя).

2. Дата составления.

3. Регистрационный номер.

4. Заголовок «Служебная записка».

5. Подзаголовок, отражающий тему документа.

В деятельности многих предприятий информационные взаимоотношения между подразделениями и отделами требуют документального подтверждения, такая своеобразная переписка оформляется в виде служебных записок, которые являются тем инструментом ведения диалога внутри предприятия по вопросам, в решении которых компетентны руководители подразделений без привлечения вышестоящего должностного лица.

Положение об использовании служебного автомобильного транспорта

об использовании служебного автомобильного транспорта руководителями и сотрудниками предприятия по заявкам в рабочие, выходные дни и праздничные дни

I Оформление документации о распределении и использовании служебного легкового автомобильного транспорта

1.1. Автотранспортный цех обеспечивает руководителей и сотрудников предприятия (далее по тексту пользователей автомобильного транспорта) легковым автомобильным транспортом ( подразделяющий в свою очередь на персональные служебные автомобили и дежурные легковые автомобили, работающие по ежедневным заявкам).

1.2. Ежегодно начальник автотранспортного цеха предоставляет генеральному директору предприятия на рассмотрение и утверждение:

- список персональных автомобилей, закрепленных за пользователями автомобильного транспорта, в котором указываются: марка автотранспортного средства, государственный номер, количественный состав водителей.

- список пользователей автомобильного транспорта, имеющих право вызова дежурного легкового автомобильного средства на рассмотрение и утверждение.

1.3. Список пользователей формируется начальником автотранспортного цеха на основании служебных записок руководителей подразделений, планирующих вызов легкового дежурного автомобильного транспорта для служебных поездок, направленных на имя начальника автотранспортного цеха не позднее первого декабря ежегодно.

1.4. Списки закрепления служебного автомобильного транспорта визируются начальником автотранспортного цеха, начальником управления по

транспорту. заместителем генерального директора по коммерческим вопросам

и утверждаются генеральным директором.

1.5. После утверждения списка начальник автотранспортного цеха уведомляет пользователей автомобильного транспорта служебной запиской с указанием:

- марки автотранспортного средства

- государственного номера

- Ф.И.О. водителей

- режима работы

- ежедневной и ежемесячной нормы пробега и расхода горюче – смазочных материалов на каждый автомобиль.

1.6. Заявка на вызов легкового служебного автомобильного транспорта в выходные и праздничные дни оформляется руководителями подразделений за 3 дня до начала планируемой работы и визируется заместителем генерального директора по коммерческим вопросам.

1.7. В нерабочее время при необходимости срочного вызова дежурного автотранспортного средства без заявки, выделение легкового автомобильного средства производится по указанию дежурного по предприятию с последующей отметкой путевого листа.

1.8. Для вызова дежурного легкового автомобильного транспорта руководитель соответствующего подразделения заблаговременно (не менее, чем за один рабочий день до начала планируемой работы) подает заявку в диспетчерскую службу автотранспортного цеха.

Заявка должна соответствовать следующим требованиям заполнения, в которой должны быть указаны:

- код подразделения

- Ф.И.О. заказчика (полностью расшифрованные)

- телефон контакта

- марка легкового автотранспортного средства

- количество пассажиров

- точный адрес и время подачи легкового автотранспортного средства

- маршрут движения

- время окончания работы.

Заявка оформляется ответственными лицами, отвечающими за оформление путевых листов, визируется руководителем указанного подразделения и согласовывается вышестоящим руководителем по направлению.

1.9. Дежурный легковой автомобильный транспорт подается только на рабочее место руководителя ( время обслуживания с 8-15 до 17-00).

1.10. Решение о выделении автомобильного транспорта для служебных поездок руководителям подразделений по соответствующим заявкам производится исходя из количества имеющихся заявок, характера работы и наличия легкового дежурного автомобильного транспорта и принимается начальником автотранспортного цеха с соответствующей визой на заявке.

1.11. На основании поданных заявок составляется разнарядка, которая утверждается начальником автотранспортного цеха.

1.12. Руководители, за которыми закреплен служебный легковой транспорт во время нахождения в служебной командировке, в очередном отпуске обязаны информировать об этом руководство автотранспортного цеха.

1.13. За использование легкового автомобильного средства по прямому производственному назначению ответственность несет руководитель подразделения заказчика.

1.14. В путевом листе в обязательном порядке должен быть указан маршрут следования, с указанием точного адреса организаций, в которые был направлен легковой автомобильный транспорт.

1.15. Отметку в путевом листе об использовании легкового автомобильного транспорта производит лицо, которое непосредственно пользуется этим автомобильным транспортом, выделенным по заявкам.

II Затраты на содержание служебного легкового автомобильного транспорта

2.1. Согласно сметы затрат на содержание легкового автомобильного

транспорта, утверждаемой заместителем генерального директора по коммерческим вопросам, в соответствии с Приказом по предприятию № 505 от

23.06.2009 г, норма пробега и расхода горюче – смазочных материалов устанавливается ежегодно и согласовывается с главным бухгалтером предприятия.

2.2. При необходимости сверхлимитного пробега руководителем подразделения оформляется служебная записка с обоснованием, согласованная с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам и

утверждается генеральным директором предприятия. Копия служебной записки направляется в автотранспортный цех для принятия к исполнению.

2.3. Контроль за соблюдением сметы затрат возлагается на главного бухгалтера предприятия.

III Использование служебного легкового автомобильного транспорта в выходные и праздничные дни

Привлечение водителей к работе в выходные и праздничные дни производится в случаях, предусмотренных ст.113 ТК РФ.

3.1. Привлечение к работе водителей в выходные и праздничные дни производится с письменного согласия водителей и разрешения заместителя генерального директора по коммерческим вопросам на основании заявок установленного образца на выделение автомобильного транспорта и приказа по предприятию.

3.2. Вызов легкового служебного автомобильного транспорта устанавливается в следующем порядке:

- водители с установленным односменным графиком работы( автомобиль с одним закрепленным водителем) могут быть вызваны на работу с его письменного согласия, по письменному распоряжению начальника автотранспортного цеха по согласованию с начальником управления по транспорту, отделом 2910 и с учетом мнения профсоюзного органа.

- пробег и расход горюче – смазочных материалов в выходные и праздничные дни включаются в ежемесячную норму пробега и расхода горюче – смазочных материалов на основании сметы затрат на содержание легкового автомобильного транспорта.

- водители с установленным двусменным графиком работы (автомобиль с двумя закрепленными водителями) выходят на работу в выходные и праздничные дни согласно поквартального графика работы составляемого заместителем начальника цеха по эксплуатации и утверждаемого начальником управления по транспорту, отделом 2910 и профсоюзным комитетом.

IV Особенности режима работы водителей, обслуживающих пользователей служебного легкового автомобильного транспорта

4.1. Все вопросы рабочего времени и времени отдыха водителей в автотранспортном цехе регулируются на основании ФЗ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ, Приложения к Приказу Минтранса России от 20.08.2004г. № 15.

4.2. Продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю. Для водителей, работающих при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями, продолжительность ежедневной работы(смены) не может превышать 8 часов.

В тех случаях, когда по условиям производства не может быть соблюдена установленная продолжительность рабочего времени (установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени), водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени.

Продолжительность рабочего времени за учетный период не может превышать установленного числа рабочих часов, утвержденным графиком рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителей не может превышать 10 часов.

При не суммированном учете рабочего времени (смены) может быть увеличено до 10 часов, но не более двух раз в неделю. При этом суммарная

продолжительность управления автомобилем за две недели подряд не может превышать 90 часов.

Водителям легковых автомобилей может устанавливаться ненормированный рабочий день, именуемый режимом работы, при котором работники могут по распоряжению работодателя при необходимости привлекаться к выполнению работы за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Решение об установлении ненормированного рабочего дня принимается работодателем с учетом мнения представительного органа организации.

4.3. Персональным служебным автомобильным транспортом с двухсменным режимом работы пользуются:

- Генеральный директор

- Первый заместитель генерального директора – главный инженер

- Первый заместитель генерального директора по экономике и финансам.

- Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам.

4.4. Остальные пользователи служебного автомобильного транспорта используют служебный автомобильный транспорт, учитывая режим работы автотранспортного цеха, установленный односменным графиком работы водителей.

4.5. Для замены легкового автомобильного транспорта в плановом и заявочном ремонте в автотранспортном цехе создается резерв подменных автомобилей.

Настоящее положение вводится с 15.09.2009г. и может дополняться и изменяться в установленном порядке.

Источники: formablank.ru, mirblankov.ru, ipopen.ru, forms-blanks.ru, obrazets.net