05. 06.2013 Служебная записка

Служебная записка - это важный дополнительный документ, который является одним из оснований для принятия окончательного решения руководителем или работодателем в виде локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения). Служебная записка как дополнительный документ не является обязательной с точки зрения трудового права и делопроизводства, однако может быть установлена локальными нормативными актами организации.

В статье 252 Налогового кодекса РФ установлены основополагающие требования к расходам, учитываемым при исчислении налогооблагаемой прибыли, которые должны быть:

- обоснованы, то есть экономически оправданы, что предполагает их направленность на получение дохода (определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. N 320-О-П)

- документально подтверждены, то есть оформлены документально в соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства (постановление Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. N 2236/07), при этом указанные документы могут лишь косвенно подтверждать произведенные расходы. Напомним, что требования к первичным документам содержит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ О бухгалтерском учете.

Зачем нужны первичные документы? Этот вопрос является чисто риторическим для всех, причастных к бухгалтерскому учету и налогообложению, однако для всех остальных специалистов коммерческих да и некоммерческих организаций постановка данного вопроса является, по их убеждению, уместной, поскольку они:

- либо принципиально против бюрократии

- либо берегут бумагу, на изготовление которой вырубаются леса

- либо просто не хотят оставлять письменные следы своей причастности к хозяйственной жизни организации по принципу подпишешь бумагу, а потом тебе это боком выйдет и назначат крайним.

Объяснять подобным менеджерам азы бухгалтерского и налогового учета весьма сложно, однако зафиксируем несколько тезисов, являющихся аксиомами, которые тем не менее постараемся обосновать. Итак, во-первых, бухгалтерский учет - это лишь зеркало, в котором отражаются факты хозяйственной жизни, при этом отражаются не сами события, а документы, подтверждающие эти события. Так что поневоле вспоминается эпиграф из хрестоматийной комедии Н.В. Гоголя Ревизор: На зеркало неча пенять, коли рожа крива!

Во-вторых, многие менеджеры забывают, что первичным документом может являться любой лист бумаги, на котором зафиксированы обязательные реквизиты, установленные в пункте 2 статьи 9 Закона О бухгалтерском учете. В их числе: наименование документа, содержание факта хозяйственной жизни, дата составления и подпись. В-третьих, следует также напомнить мудрость из бюрократического фольклора: Документ пишется не с целью проинформировать читающего, а с целью защитить пишущего!

Ну и напоследок, в-четвертых: все сотрудники делятся на ответственных (которые готовы отвечать и отвечают за свои действия и поступки) и безответственных (которые лишний раз свою подпись нигде не поставят). По логике высшее руководство организаций должно отдавать предпочтение первой категории сотрудников, если, конечно, само относится к категории ответственных лиц!

В последние годы незаслуженно забыт такой документ, как служебная записка. Не являясь строго формализованным документом, служебная записка подчас поможет обосновать расходы налогоплательщика в целях налогообложения прибыли, определить деловую цель тех или иных затрат, а также стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика в налоговом споре. Для обоснования указанного тезиса приведем лишь несколько характерных эпизодов из арбитражной практики.

В одном деле налоговый орган поставил под сомнение целесообразность приобретения за рубежом комплектующих узлов и агрегатов, утверждая, что налогоплательщик мог произвести их своими силами. Налогоплательщик отстоял свою позицию, в том числе и с помощью служебных (пояснительных) записок главного инженера (о том, что из трех станков один находился на капитальном ремонте, а два других находились в рабочем состоянии, но имели технические характеристики ниже допустимых паспортных значений), а также главного сварщика и главного металлурга (о том, что технически неисправное состояние станков приводит к образованию дефектов изготавливаемых самим налогоплательщиком блоков цилиндров). Подробнее о деле можно узнать из решения арбитражного суда города Москвы от 20 марта 2012 г. по делу N А40-9946/12-99-46.

В другом деле расходы на обслуживание, текущий и плановый ремонт были обоснованы налогоплательщиком, в том числе и служебными записками главного инженера о необходимости текущего ремонта технологического оборудования цеха, нуждающегося в обеспечении приобретенным углем для функционирования котельной в целях отопления здания и выработки пара для автоклавной при консервировании рыбы и морепродуктов (из постановления ФАС Дальневосточного округа от 5 марта 2009 г. N Ф03-589/2009).

Третья компания обосновала необходимость косметического (текущего) ремонта торгового зала и прилегающей к помещению автозаправочной станции территории, помимо всего прочего, служебными записками заместителей генерального директора по финансовым и коммерческим вопросам (из постановления ФАС Московского округа от 7 декабря 2011 г. по делу N А40-14623/11-107-68).

Еще в одном споре отсутствие дублирования в содержании услуг различных сторонних исполнителей было обосновано, в том числе и служебной запиской главного бухгалтера генеральному директору (из постановления ФАС Московского округа от 24 августа 2011 г. N КА-А40/9173-11 по делу N А40-95259/10-114-470).

Источник Российская газета

Образец составления докладной записки — Образец

Образец составления докладной записки

Приветствуем на нашем новом сайте образцы — более 3 тис. готовых к использованию форм образцов! Вы хотите найти Образец составления докладной записки?

Рады быть вместе с вами на нашем портале где можно скачать или подписаться на сайт — где содержаться все формы образцов!

Вам приятно скачать сейчас образец составления докладной записки сейчас!

Желаем каждому подписчику на этот сайт с помощью нашей информации иметь всегда под рукой нужный образец!

Название: Образец составления докладной записки

Размер файла: 5266 Kb

Отзывы.

Пример оформления докладной

Пример оформления докладной записки

Если в написание музыки, слов вложили душу, если музыкант талантлив, при прослушивании всегда чувствуются эмоции, и испытываешь какие-то совершенно невероятные чувства.

Пример оформления внутренней

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Конечно, начинать-то надо было с замены батарей, но сантехник так и не пришел, хотя договаривались два раза.

Докладная записка составляется

Докладная записка, её форма, правила и образец оформления

Поэтому мы решили сломать пока дурацкий встроенный шкаф, заделать вход на кухню и сделать хотя бы черновую отделку стен + выключатели и розетки.

Образец докладной записки. по

Образец написания коллективной докладной записки на руководителя …

Шкаф вчера сломали.

Докладная записка

пример докладной записки — Самое интересное в блогах

Все помещения вокруг коридора в толстом слое пыли.

Образец докладной записки. по

Образец написания коллективной докладной записки на руководителя …

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.

Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.

На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:

в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией

в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)

во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.

Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам

Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.

Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.

Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте

В таком акте рекомендуем определить:

все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками

порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)

структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки

обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления

порядок регистрации всех видов записок

сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Словарь кадровика

Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:

1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).

2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о

сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).

3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).

Как написать докладную записку

Содержание

Виды докладных записок

Докладные записки имеют несколько подразделений.

1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата :

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть  — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

Оформление внутренней докладной записки

Для правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.

1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г. тот день, когда документ был составлен и подписан.
5. Кратко напишите суть докладной записки.
6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Бланк внешней докладной записки

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

Докладная записка – образец информационно-справочного документа

Оглавление:

Докладной запиской не только и не столько пугают нерадивых подчиненных. Докладная записка – образец документа информационно-справочного, широко применяемого не только в делопроизводстве, но и в трудовых и производственных отношениях в целом. Код докладной записки по ОКУД – 0286041.

Докладная записка направляется снизу вверх, от лица подчиненного или подотчетного начальнику, заказчику или старшему партнеру и составляет звено обратной связи в служебной иерархии. Пример: докладная записка строительного подрядчика заказчику о необходимости приостановить работы в связи с ухудшением погодных условий. Подрядчик подотчетен заказчику, так как получает от него плату.

Виды и форма докладных записок

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Внешние пишутся на фирменном бланке (или с фирменной печатью) и реквизитами. Внутренние докладные записки пишутся просто на листе бумаги А4.

Начинается докладная записка с указания должности и ФИО адресата в дательном падеже, напр. Исполнительному директору ООО «Комфорт-Коттедж» Пескову Ивану Эммануиловичу, затем проставляется дата и исходящий номер: от дд.мм.гггг исх. №nnnn-xx. После этого идет название документа: «Докладная записка», а под ней – тело, смысловой текст.

Тело докладной записки

Смысловой блок докладной записки состоит из трех частей. Две первые пишутся абсолютно нейтрально, безотносительно, строго по фактам. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, но опять-таки, безо всяких проявлений личных чувств, отношений и эмоций. Докладная записка – информационный документ, имеющий юридическую силу. Все, что делает ее похожей на кляузу или фельетон, умаляет или сводит на нет ее значение в административном или судебном разбирательстве.

Примерный порядок следования частей и их содержание таковы:

Записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – отдельный вид докладных записок, т.к. в ней идет речь о личности. Поэтому при написании аналитической, и особенно рекомендательной частей нужно учитывать нормы действующего законодательства. В сомнительных случаях необходимо советоваться с юристом, и рекомендации давать на основе его выводов, на которые ссылаться с указанием ФИО и должности юриста.

По форме же докладная записка о нарушении трудовой дисциплины отличается указанием в шапке слева наименования подразделения. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – документ исключительно внутренний. Контролю со стороны она без санкции правоохранительных органов не подлежит, т.к. содержит личную информацию о нарушителе. В документах кадрового учета достаточно указания на ее наличие с реквизитами – датой, подразделением, регистрационным номером.

Пример докладной записки о нарушении трудовой дисциплины:

Участок № 3 объекта №4-а коттеджный поселок «Дивночудово»

Исполнительному директору ЗАО «Стройвсюду» Грозному Ивану Васильевичу

25 июня 2014 г, исх. №429-71

Докладная записка

Разнорабочий Дуров Семен Аркадьевич во время работы по монтажу деревянной реечной обрешетки стен надел наушники и включил музыкальный плеер. На замечание и требование снять, заявил, продолжая работать, что рэп – информация, а он имеет право получать информацию без ограничений.

В это время сзади подошел сварщик Правдин О. К. для решения производственного вопроса. Дуров, размахнувшись, едва не задел его молотком по лицу. Если бы Правдин не отшатнулся, он был бы травмирован на производстве. Во время происшествия было замечено, что, хотя от Дурова и не слышно запаха спиртного, его зрачки расширены, движения замедленны и неуверенны, а речь не всегда связна.

В связи с этим Дуров мною отстранен от работы на одну смену, и произведена консультация с нашим штатным юрисконсультом Сверливым Петром Никодимовичем. Согласно с его рекомендациями предлагаю:

1. Дурова С. А. до выяснения всех обстоятельств происшествия, как создавшего опасную ситуацию, согласно ст. 214 ТК РФ, от работы отстранить без сохранения заработка.
2. Направить в правоохранительные органы заявление с требованием направить Дурова С. А. на принудительное медицинское обследование на предмет наличия признаков употребления наркотиков.
3. Директору профессинально-технического лицея №69, по направлению которого Дуров С. А. проходит у нас производственную практику, направить письмо с описанием происшествия и принятых нами мер.
4. Т.к. Дуров С. А. – несовершеннолетний, аналогичное письмо отправить его родителям.

Производитель работ на объекте №4-а Стяжайло Василий Иванович.

Докладная записка о прогуле

Составляя докладную записку о прогуле, нужно учесть следующее:

Пример докладной записки о прогуле (только тело документа, без шапки):

«Упаковщица Шерешкова Валентина Владимировна отсутствовала на рабочем месте 14.09.2010 г. с 13:45 до конца смены в 18:00. На следующий день на работу вышла. Шерешкова объяснила, что ей позвонила классная руководительница ее тринадцатилетнего сына Дмитрия и сообщила, что его застали курящим в школьном дворе. По словам Шерешковой, разговор с сыном и педагогами длился около часа, но она была расстроена и пришла в себя только поздно вечером.

Учитывая, что Шерешкова – образцовый работник со стажем более 10 лет, а производственный процесс из-за ее отсутствия не прерывался, предлагаю следующее:

1. Принять объяснения Шерешковой как есть.
2. Шерешкову не наказывать, прогул не оформлять, а оформить как отдых за свой счет.
3. Провести с Шерешковой разъяснительную беседу.
4. Сообщить в профком о ситуации с Шерешковой.

Начальник отдела упаковки Светлова С. П.

Как видим, докладная записка – документ не обязательно карательный. Но он всегда требует владения достоверной информацией, точного ее анализа, адекватных выводов и рекомендаций.

Обратите внимание:

Как правильно составить уведомление о расторжении договора аренды

Уведомление о расторжении договора аренды позволяет любой из сторон при необходимости досрочно отказаться от аренды. Как и когда необходимо известить партнера о прекращении арендных отношений.

Источники: www.pravcons.ru, vanat.ucoz.ru, www.pro-personal.ru, bsnss.net, moyafirma.com