Письмо-напоминание

Письмо-напоминание входит в число деловых писем. Оно составляется в случае уклонения компании-партнера от исполнения принятых на себя обязательств, нарушения законодательных норм или принятых ранее договоренностей.

Предприятие, имеющее основание ожидать от делового партнера нарушения сроков исполнения договорных обязательств, может направить указанному партнеру письмо. в котором сделан акцент на приближение установленных сроков.

Данный вид письма дает возможность организации-составителю избежать возможных проблем, связанных с нарушением сроков исполнения договора, либо ускорить решение этих проблем.

Указанное письмо-напоминание составляется на фирменном бланке организации-составителя и имеет следующую структуру:

При этом текст письма-напоминания строится из ряда шаблонных фраз, например, «Напоминаем Вам о…», «Настоятельно просим Вас…», «Обращаем Ваше внимание на…», «Мы вынуждены настаивать на…» или «Ставим Вас в известность…».

В заключительной части письма автор может перечислить меры, которые будут предприняты в случае неисполнения адресатом взятых на себя обязательств. Как правило, любой договор уже содержит информацию о штрафных санкциях, причитающихся стороне, нарушившей договорные обязательства. Эти данные (со ссылкой на конкретный пункт договора или контракта) и следует указать в письме, либо привести ссылки на действующее законодательство.

Ниже ставится подпись составителя письма, в качестве которого выступает руководитель компании или его заместитель, и контактная информация, позволяющая адресату быстро связаться с составителем в случае возникшей необходимости.

Образец письма-напоминания о поставках скачать (Размер: 26,0 KiB | Скачиваний: 2 216)

Скачать пример письма-напоминания об оплате (Размер: 24,0 KiB | Скачиваний: 3 261)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Письмо о погашении долга

Условия составления

При ведении бизнеса, да и в ряде частных случаев мы даем средства в долг. Однако не всегда заемщики оказываются добросовестными, случается это по разным причинам, но результат один - счета не оплачены, задолженность погашать никто не спешит. Урегулирование конфликта всегда начинается с просьбы погасить задолженность. которая может быть как устной, так и оформленной в виде писем. Именно писем, так как никогда нельзя быть уверенными, сколько раз нужно будет отправить должнику напоминания. Повезет, если письмо о погашении задолженности будет всего одно. Четкого его образца не существует, поэтому при составлении следует руководствоваться общими правилами делопроизводства.

Просьба погасить задолженность направляется должнику ценным или заказным письмом, вручается она под расписку. Дата получения напоминания соответствует дате почтовой квитанции или датированной подписи заемщика на экземпляре претензии. Последний остается у заявителя. Этот документ в дальнейшем может быть использован в суде как доказательство попытки мирного урегулирования конфликта.

Если письмо направляется в первый раз, то обычно оно содержит напоминание об имеющейся задолженности и просьбу ее погасить.

В письме могут быть указаны обстоятельства возникновения долга (кредитный договор, ссуда, договор поставки и т. п.) и граничный срок, чтобы погасить обязательства.

Если первое письмо действия не возымело, направляется второе. Такой документ с просьбой высылается на следующий день после истечения сроков погасить задолженность. Второе письмо содержит окончательный срок возврата долгов в добровольном порядке. Если реакции на обращение нет, можно попытаться лично встретиться с должником.

Если попытка успехом не увенчалась, заемщику направляется третий документ - претензия. Ее образец строго не регламентирован законодательством, существует перечень обязательных компонентов, которые будут рассмотрены чуть ниже. Претензия не сравнима с просьбой, это жесткое требование погасить задолженность. В ней в отличие от предыдущих двух писем могут содержаться разъяснения или уточнения позиций автора о сложившейся ситуации, предупреждение о применении санкций при невыполнении обязательств адресатом, требование об уплате штрафов или возмещении убытков.

Правила оформления

Каждый образец претензии должен составляться на фирменном бланке предприятия, заверяться его печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера. Обязательно письмо регистрируется в исходящей корреспонденции организации, ему присваивается номер, проставляется дата. Если претензия имеет конкретного исполнителя, то на бланке проставляются его ФИО и контактный номер телефона. Обычно данные для обратной связи содержатся в шапке фирменного бланка, если на вашем предприятии это не предусмотрено, обязательно нужно выделить контакты в тексте после изложения претензии. Аналогично на документе должны быть указаны ФИО (название организации и должностные лица) и адрес получателя. Претензия содержит ссылку на официальный документ, который содержит зафиксированные обязательства сторон, и обстоятельства их нарушения.

Желательно указать нормы права, которые нарушил адресат. Заканчивается претензия требованием выполнить взятые на себя обязательства и перечнем санкций и неблагоприятных последствий, которые грозят получателю, если он не выполнит требование. Важно соблюдать официально-деловой стиль образца, излагать мысли последовательно, четко и ясно, без ненужных эмоций, жаргонизмов и двусмысленностей. На такое требование получатель может ответить:

В зависимости от реакции заемщика на просьбу и претензию формируется дальнейшее поведение кредитора.

Поделитесь полезной статьей:

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Содержание

Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Как написать письмо-напоминание

Основная цель написания данного вида делового письма - напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

Примеры фраз письма-напоминания:

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

7113 Письмо-напоминание

Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

Например:

Уважаемый!

Пользуясь случаем, позвольте напомнить Вам, что срок оплаты счетов за Ваш заказ № от (дата) истек

Будем Вам благодарны, если к (дата) Вы пришлете перевод Вашей задолженности на сумму

извинения за то, что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу

Остаемся с уважением

Глубокоуважаемый господин!

Идя Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом Ваши новые заказы Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех Ваших зам вещанияовлень.

Ждем Вашего ответа

С искренним уважением

Уважаемые господа!

Извините, что опять вынуждены побеспокоить Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

Уважаемые господа!

Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти Мы всегда пытались понять Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

Надеемся, Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

ТИПОВЫЕ оборот

Первое упоминание

1 позволит Вам напомнить о

2 Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что Вы имеете задолженность

3 Просим Вас обратить особое внимание на то, что у Вас есть задолженность на сумму

4 Хотели бы напомнить Вам о

5 Напоминаем Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

6 Считаем нужным напомнить Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

7 Вынуждены напомнить Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной Вами полиграфической продукции проходит (дата)

8 В Кстати, напоминаем Вам, что отгрузка Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

9 Уместно будет напомнить, что

10 Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что Вы устраните ее в течение

11 Чтобы Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

12 Наша бухгалтерия сообщила, что Вы вовремя не оплатили несколько счетов

13 Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена. в ближайшее время

14 Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить Вас по этому поводу

Повторные напоминания

1 Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить Вам о

2 На сожалению, вынуждены снова напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченных счетов

3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

4 Задержка Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

5 Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

6 Жаль, но вынуждены сообщить Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что Вы вовремя не оплатили предыдущих

7 Мы никогда не беспокоили бы Вас такими напоминаниями, если Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

8 Напоминаем Вам, что Вы согласились на оплату в определенный нами термин Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с Вашего счета% неуплаченной суммы

9 Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

11 протяжении последних недель Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании К сожалению, мы не получили от Вас никакого ответа

12 Нам неприятно снова обращаться к Вам По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

13 Мы раз продолжаем Вам срок для оплаты счета-фактуры

14 Просим оплатить задолженность в течение дней

15 Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

16 Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к Вам с просьбой объяснить, почему Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

18 Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

19 Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї 34 :

1 Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

2 Поскольку Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью Ваш кредит временно закрыт

4 На сожалению, длительная неуплата Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

5 В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех Ваших заказов

63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

7 Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата) Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

8 Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с Вами контракт

9 Задержка Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд Мы расстроились Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

10 Мы не имеем возможности больше ждать оплаты Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

11 Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с Вами контракт

12 Предупреждаем Вас о своем намерении расторгнуть контракт

13 Все наши просьбы о погашении Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

14 Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания

Написание правильного претензионного письма

Правовые споры, конфликты, разногласия можно урегулировать не только обращением в суд. Достаточно эффективным способом, позволяющим донести "недовольство" своему деловому партнеру, организации или учреждению является претензионное письмо или претензия.

Что такое претензионное письмо и для чего оно нужно?

Претензионное письмо представляет собой письменное обращение лица к своему контрагенту, содержащее в себе требование об устранении им нарушения его субъективных прав. Претензия как бы "предупреждает", что следующим шагом может быть обращение в суд или другую инстанцию.

Многие гражданско-правовые договоры, особенно длительного действия, например, поставки, содержат условие о том, что перед обращением в суд сторона должна направить претензию. Но даже если такого условия нет, целесообразнее сначала написать претензионное письмо и попытаться решить все мирным путем, нежели затрачивать огромные ресурсы на судебные разбирательства.

Что должно содержаться в претензии и как ее оформить?

В претензионном письме обязательно необходимо прописать: