Образец гарантийного письма об оплате

Для формы гарантийного письма специальных норм не предусмотрено. Поэтому здесь уместны общие правила деловой переписки (о бланке и другие полезные сведения) и существующие требования к оформлению делового письма (здесь об основных элементах письма – регистрационном номере, адресате, подписи и др.). Сам образец гарантийного письма об оплате составляется в произвольной форме, во второй части статьи смотрите примеры.

В гарантийном письме чаще всего речь идет об обязательстве или подтверждении оплаты за выполнение работ, оказание услуг, поставку товара, их качестве и сроках. В общем-то, предметом содержания может быть оплата каких угодно действий. Гарантийное письмо может адресоваться как организациям, так и физическим лицам.

Гарантийное письмо об оплате включает

1. Часто (т.е. в отдельных случаях можно пропустить) просьбу о нужных действиях (например, просим забронировать номер …).

2. Юридически значимую фразу-обязательство следующего образца: «оплату чего-либо (например, аренды помещения …) гарантируем», «гарантируем нечто (например, оплату расходов …)» или «ООО «Название» гарантирует …».

3. В конце письма банковские реквизиты.

5. Печать.

Форма гарантийного письма не должна содержать название «Гарантийное письмо» посередине над текстом. В практической деятельности такое встречается не редко, хотя это не соответствует требованиям делопроизводства. Юридическое значение имеет обязательство в тексте о гарантии – смотрите выше пункт 2.

Если есть необходимость постоянно составлять однотипные формы писем, то целесообразно в организации создать унифицированный образец гарантийного письма об оплате.

Поскольку гарантийные письма являются по своей сути долговыми расписками, то вам надо предусмотреть возможность действий в случае неуплаты (или не в срок). Для этого в пример гарантийного письма надо добавить строки о возможности начисления повышенного процента за просрочку платежа. Вот образец:

Если вы получаете гарантийное письмо об оплате, то заранее подготовьте образец для контрагента, в котором фигурируют строки за просрочку платежей. Если вы сами составляете гарантийное письмо от имени своей компании, то естественно постарайтесь не добавлять этот абзац. Неуплата в срок – и понятно, какие последуют санкции за использование чужих денежных средств (ст. 823 ГК РФ).

Текст второго образца гарантийного письма об оплате продукции, расположение элементов письма разумеется такое же.

ЗАО «Кувырком» просит поставить партию солнечных часов согласно заявке от 26.04.2012 № 02/198.

Оплату гарантируем в срок до 12.05.2012. Банковские реквизиты: такие-то.

Можете оформить гарантийное письмо об оплате в более подробной форме – конкретизировать вид, качество, сроки желаемого. Но по объему не более 1 листа, это же не договор.

Евгения Полоса

** Система "Е1 Евфрат". Электронный документооборот в действии - установите бесплатно демо-версию и оцените ее преимущества на практике.

** Тысячи вакансий и резюме - ПОИСК РАБОТЫ И ПОДБОР ПЕРСОНАЛА в Вашем регионе.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Гарантийное письмо об оплате (образцы)

Дирекция ООО «Innovation» обязуется оплатить ООО «24Мастер» проживание сотрудников (ФИО) в гостинице «Mir» за период с 15.03.2015г. по 18.03.2015 г. в сумме 20 000 рублей до 10.03.2015 г.

Если сотрудники нашей компании отменят заезд или покинут гостиницу «Mir» ранее оговоренного срока, ООО «Innovation» оплатит штраф в размере одного дня проживания, согласно тарифам гостиницы.

Просим Вас выполнить услуги по проведению ремонтно-строительных работ в выставочном центре «Science». Гарантируем внести оплату за проделанную работу не позднее 15.03.2015 года.

Расчетный счет: (полный номер расчетного счета).

01.03.2015 г. (дата)                                                (подпись руководителя)

Оплату гарантируем…

Гарантийное письмо - документ, успешно выполняющий функцию обеспечения исполнения финансовых и не только обязательств заказчика. Его текст отличается четкостью и не допускает двоякого толкования содержания получателем письма. Порядок оформления гарантийного письма разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.

Использование гарантийных писем в практике работы, зависит от сферы деятельности организации, в которой они работают. При выполнении сложных заказов, связанных с изготовлением, установкой, проверкой, имеющих гарантийные сроки и массу других условий и обязательств, а также приличную стоимость, заключаются договоры . и только договоры.

В гарантийном письме все эти многочисленные и юридически значимые позиции прописать достаточно сложно. Тем не менее, если эти позиции отсутствуют, оплата незначительна и деловые партнеры вполне доверяют друг другу, целесообразно воспользоваться именно гарантийным письмом. Ведь порядок его согласования, оформления и подписания не требует столь же значительных временных и трудозатрат. А его получение позволяет приступить к исполнению заказа практически немедленно.

Юридический статус

Как правило, гарантийные письма используются при выполнении локальных заказов. Например, при заказе и приобретении полиграфической, рекламной и сувенирной продукции мебели по каталогу (офисных стульев, различных подставок и т.д.), бронировании номеров в гостинице, билетов и прочих подобных случаях. По гарантийным письмам приобретают книги, методические указания и другую информационную продукцию. Порядок доставки различных изданий может предполагать почтовое отправление с оплатой наложенного платежа, т.е. заказчик расплачивается в непосредственно при получении в почтовом отделении и в стоимость услуги включается не только фактическая цена продукции, но и стоимость доставки.

Гарантийные письма успешно выполняют функцию документа, который обеспечивает исполнение изложенных в письме обязательств заказчика по оплате предоставленного товара или услуг, но могут также гарантировать исполнение и каких-либо других обязательств. Слово гарантия может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, правильно оформленное письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантийное письмо может представлять собой отдельный документ, а может входить составляющей частью в текст другого по виду и содержанию письма.

Несмотря на то, что гарантийное письмо не является надёжным юридическим залогом исполнения обязательств, его текст отличается четкостью и не допускает непонимания или двоякого толкования содержания получателем документа. При неправильном составлении или оформлении такого рода документов рассчитывать на своевременное исполнение заказа весьма проблематично.

Порядок оформления

Гарантийные письма имеют особый порядок оформления . Для их написания выбирают бланк письма. Но если в организации разработан бланк для переписки по финансовым и хозяйственным вопросам, то используют именно его. Помимо обычных реквизитов бланка письма: (почтового адреса, телефонов и т.д.) на таких бланках обязательно указывают наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер расчетного и корреспондентского счета, другие банковские и финансовые реквизиты. В «шапке» (так на сленге часто называют совокупность реквизитов бланка) может быть также указан код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (выдается налоговой) и др. (Смотрите позиции 04, 05, 06 ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» ).

В тексте письма банковские реквизиты повторяются, даже, если они полностью воспроизведены вверху. Если в организации для написания гарантийных писем используют «обычный» бланк письма, то указание банковских реквизитов в тексте - обязательно. Подписывают гарантийное письмо руководитель организации и главный бухгалтер, затем ставят печать организации или печать для финансовых документов.

Стандартные выражения

Когда речь идет об оплате за изготовление или поставку чего-либо, стандартных выражений не так уж и много и все они варьируются вокруг одной темы, темы гарантийного письма:

Оплату гарантируем с нашего расчетного счета&hellip

Оплата гарантируется с нашего расчетного счета…

по состоянию на 25 января 2005 года

ОБРАЗЕЦ ГАРАНТИЙНОГО ПИСЬМА

ШтампДиректору __________

или фирменный бланк __________

Гарантийное письмо

_________________ просит ______________

_________________ по ___________ на сумму ________________

(качество, количество, срок) (расценки)

_______________ руб.

Оплату гарантируем.

Наш р/счет ______________ ________________

____________________.

Руководитель подписьФ.И.О.

Главный бухгалтер подписьФ.И.О.

Примечание:

Согласно п. 2 ст. 404, п. 3 ст. 408 ГК договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (это образцы всех предыдущих договоров), а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято (совершены действия по выполнению указанных в предложении условий).

Одним из вариантов заключения договора и является помещенное ниже гарантийное письмо, оформление которого встречается на каждом предприятии. Оно представляет собой предложение заключить договор подряда. Его следует отличать от гарантии как способа обеспечения обязательств, регулируемой ст. 348–350 ГК. Для заключения договора необходим акцепт на данное предложение.

Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии. Совершение действий по выполнению указанных в оферте условий (выполнение работ, оказание услуг) считается акцептом (см. ст. 408 ГК).

Гарантии о соблюдении договоренностей между бизнес-партнерами

Оглавление: [скрыть ]

Каждое физическое и юридическое лицо время от времени вступает в деловые отношения с какими-либо частными лицами, компаниями или государственными образованиями. В целях урегулирования, в правовом и законном смысле этого слова, тех или иных взаимодействий между сторонами официально было принято, а затем и вступило в силу, определенное количество документов, на основе которых и могут строиться взаимоотношения в различных сферах деловой жизни. К подобного рода документам можно определенно точно отнести деловые письма, вариантов которых существует достаточно много и которые все имеют определенные характеристики. Одним из самых распространенных видов писем является гарантийное письмо об оплате задолженности, ведь ни для кого не секрет, что большая часть наших сограждан, а вместе с тем и подавляющее число частных предпринимателей живут «в долг».

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийным письмом называют деловой некоммерческий документ, который служит для того, чтобы предоставить адресату письменные гарантии. В которых подтверждаются обещания или условия, намерения или действия отправителя, которые в той или иной степени связаны с интересами адресата.

Гарантийное письмо адресуют не только коммерческой или некоммерческой организации, но и любому физическому лицу.

При этом слово гарантия совсем не обязательно будет фигурировать в тексте данного письма. Однако оно будет признаваться тем деловым документом, которое содержит гарантии. В нем может быть отмечена и гарантия на оплату за выполненные по договору работы, и сроки, в течение которых они будут выполнены, гарантироваться могут и качественные характеристики выполняемых работ. Или, например, когда дело касается поставки товаров или услуг, гарантии могут касаться качества поставляемой продукции, сроков поставки, оплаты получаемых товаров и прочее. Необходимость подкрепления бизнес-отношений такого рода гарантиями обуславливается тем, что одна из сторон недостаточно или же совсем не уверена в выполнении определенных договоренностей другой стороной договора.

Однако в настоящий момент к практике оформления предоставляющего гарантии документа прибегают практически все бизнесмены, так как они позволяют сделать деловой процесс более уравновешенным. Гарантийное извещение имеет строгий юридический характер, его статус соответствует в полной мере статусу любых других договорных документов. В таком случае гарантийное послание может выглядеть как самостоятельный договор либо как правомерное приложение к тому или иному соглашению между сторонами.

Любое гарантийное письмо отличается ясностью, точностью и однозначностью изложения. Так как в нем речь идет о том, что адресату предоставляются определенные гарантии от имени и по поручению имеющих те или иные деловые отношения с ним (адресатом) юридической организации или физического лица. Здесь в обязательном порядке не только должен быть указан вид операции, но и, по необходимости, может быть описана вся процедура.

Структура гарантийного письма

Каждое письмо, имеющее юридическую значимость, принято начинать с изложения непосредственной сути тех гарантий, которые предоставляются адресату. Например, самым популярным началом гарантийного письма считают фразу Настоящим письмом гарантируем . Или же данный документ может состоять из изложения причин, по поводу которых он (автор письма) и решает заявить о готовности предоставления определенных гарантий адресату. Тогда данное заявление необходимо будет сформулировать в заключительной части документа. Выглядеть это будет примерно так: Своевременную и полную оплату гарантируем/гарантирую .

Особенной чертой данного вида сообщений является то, что рядом с подписью его автора (которым чаще всего является начальник или директор организации) располагается одна или несколько подписей должностных лиц, который несет полную юридическую ответственность за все финансовые, налоговые и иные вопросы, касающиеся денежных отношений. Если гарантийное письмо имеет вид обязательства оплаты за покупку или какую-нибудь оказанную услугу, в письме необходимо будет указать банковские реквизиты организации, осуществляющей оплату.

Как оформить данный документ?

В бланке гарантийных писем чаще всего должны присутствовать такие реквизиты, как:

Характерные фразы, которые используются в составлении письма с гарантиями:

Гарантийное письмо о погашении задолженности

Существует множество различных форм гарантийных писем, которые отличаются в области тех предметов, которым дается гарантия. Например, они могут касаться проблемы предоставления юридического адреса, поставки товаров и услуг или аренды того или иного помещения или земельного участка и т.д. Но самыми популярными гарантийными письмами являются те, в которых подтверждается факт оплаты задолженности. При этом нельзя будет не указать ссылку на номер договора или того счета, на основе которых должна быть произведена оплата. Бывает и так, что гарантийное письмо принимается банком, как государственным, так и коммерческим, в качестве обеспечения кредита. В данном случае документ подтверждает, что адресат сможет получить ту денежную сумму, которая необходима для погашения задолженности.

В имеющемся на сегодняшний момент законе о юридической форме гарантийного письма об оплате долга отсутствуют какие-либо строго сформулированные основы. Единственное, что нужно помнить, - это ясное, четкое и конкретное изложение намерений сторон, а наряду с ними, и условий выполнения данных гарантий. К ним относят сроки, качество и количество взятых обязательств.

Составлять письма с гарантиями могут и физические, и юридические лица, коммерческие и некоммерческие организации. Они же могут выступать и адресатами гарантийного документа. То есть одно и то же лицо может быть субъектом и объектом различных договорных отношений в сфере предоставления гарантий по погашению задолженности.

Судебная практика, связанная с гарантийными письмами

Даже наличие у вас на руках гарантийного письма о погашении долга не дает стопроцентной уверенности в том, что лицо, взявшее у вас когда-то и что-либо в долг, вовремя и в полном объеме выполнит данное обязательство. В этом случае гарантийное письмо об оплате долга может послужить инструментом для прерывания срока исковой давности. Гражданский кодекс гласит, что срок исковой давности равен трем годам. Но, согласно постановлению пленума Верховного Суда Российской Федерации, вступившего в юридическую силу 12 ноября 2001, под номером 15, к действиям, которые свидетельствуют о признании долга в целях перерыва срока исковой давности может относиться признание претензии. А значит, сразу же после того, как кредитор получит гарантийное письмо о погашении кредита, срок исковой давности будет рассчитываться заново, с нуля.

Источники: sentery.at.ua, bs-life.ru, naar.ru, pravo.kulichki.com, 1bankrot.ru